Пр13

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 13

Тема: Создание диаграммы и  оперативного плана деятельности средствами MS Visio.

Цель работы : получить навыки организации и планирования информационного обеспечения в программе MS Visio.

Задание:

• из перечисленных ниже вариантов задания выбрать отрасль и структурное подразделение;
• найти информационные ресурсы в Интернет, необходимые руководителю структурного подразделения фирмы по выбранному варианту задания, в том числе по следующим вопросам:

1. организация работы подразделения (положение об отделе, должностные инструкции, приказы, распоряжения и т.п.);
2. источники внешней информации (состояние дел в отрасли, тематические рассылки, конкуренты и т.п.);
3. источники внутренней информации, (в том числе необходимые для контроля выполнения решений);
4. законодательство, правовые акты, регламентирующие управление предприятием, подразделением;

• составить перечень (план) мероприятий по информационному обеспечению работы структурного подразделения фирмы;
• подготовить организационную диаграмму средствами MS Visio, используя справочные материалы к программе по теме «Создание простой организационной диаграммы», в которой указать иерархию подчиненности работников подразделения, используемую документацию, источники внешней информации.

Методические указания к выполнению работы:

Организация и планирование информационного обеспечения

Вас назначили руководителем структурного подразделения фирмы. Чтобы успешно справляться с новыми обязанностями, Вам необходимо организовать своевременное получение информации, необходимой для деятельности подразделения, ее обработку, подготовку решений, контроль за их исполнением.

Задачи работы: ознакомиться с организацией и планированием информационного обеспечения в менеджменте, изучить источники информации о деятельности фирмы, составить перечень мероприятий по информационному обеспечению работы структурного подразделения фирмы, подготовить краткую аналитическую записку по улучшению информационного обеспечения работы структурного подразделения фирмы и сообщение на практическом занятии.

Варианты задания

№ варианта	Наименование отрасли, в которой работает фирма	Наименование подразделения фирмы
1	Строительство зданий	Отдел персонала
2	Производство кирпича	Отдел сбыта
3	Гостиничный бизнес	Служба бронирования
4	Услуги автомобильного транспорта	Обслуживание клиентов
5	ИТ- услуги	Отдел маркетинга
6	Муниципальное предприятие	Отдел по работе с клиентами
7	Жилищно-коммунальное хозяйство	Дежурная служба
8	Розничная торговля коттеджами	Коммерческий отдел
9	Информационные услуги	Отдел продаж
10	Производство железобетонных изделий	Отдел закупок
11	Туристическая фирма	Отдел корпоративных клиентов
12	Строительные материалы	Департамент  розничной торговли

     В стремительно изменяющихся рыночных условиях управление фирмой должно быть ориентировано на достижение стратегических целей фирмы (обеспечение прибыльности, доходности, доли рынка и т.п.) путем рациональной организации производственного процесса, включая управление производством и развитие технико-технологической базы, a также эффективное использование информационных ресурсов и технологий.        Управляемый объект (фирма или ее подразделения), постоянно обменивается информацией с внешней средой. Управленческие решения принимаются на основе информации, получаемой и обрабатываемой в процессе подготовки решений. Принятое управленческое решение конкретизируется для исполнителей и контроля выполнения. Иначе говоря, управленческое решение должно содержать ответ на вопрос – как реализовать принятое решение и как проконтролировать его исполнение.

     Принятие решения – прерогатива специалистов разных уровней, имеющих соответствующие полномочия. Руководитель рассматривает принимаемое решение с точки зрения лиц, отвечающих за доведение решений до исполнителей, и лиц, обеспечивающих контроль исполнения. Это заставляет руководителя не только выбирать меры воздействия и средства контроля, но и рассматривать варианты решений в отношении их практической осуществимости в данной конкретной обстановке. Одним из главных предназначений информационных технологий в управлении является сбор, обработка и предоставление информации для принятия управленческих решений. В связи с этим методы обработки экономической информации удобно рассматривать по этапам жизненного цикла процесса принятия управленческого решения: 1) диагностика проблемы; 2) разработка (генерирование) альтернатив; 3) выбор решения; 4) реализация решения (рис. 1).

     На первой этапе специалисты собирают и систематизируют информацию о внешней и внутренней среде фирмы (ситуация на рынке, цены конкурентов, уровень складских запасов). В результате этого формируется проверенная по нескольким источникам, необходимая и достаточная информация, способная повлиять на принимаемые решения.

     Методы, используемые на фазе диагностики проблем, позволяют сформировать достоверное и наиболее полное описание проблемы. Среди  них выделяют методы сравнения, факторного анализа, моделирования (экономико-математические методы, методы теории массового обслуживания, теории запасов, экономического анализа и прогнозирования (качественные и количественные методы). Набор методов зависит от характера и содержания проблемы, сроков и средств, которые выделяются на этапе постановки.

     Затем на основе подготовленных материалов руководством фирмы принимаются управленческие решения. Например, об установлении дилерских скидок, проведении рекламных акций, изменениях номенклатуры выпускаемых изделий. На этом этапе также используются методы сбора информации, но в отличие от первого этапа, на котором осуществляется поиск ответов на вопросы типа «что произошло?» и «по каким причинам?», здесь определяется с помощью каких управленческих действий можно решить проблему.

      В зависимости от полноты собранной информации выбор решения происходит в состоянии определенности, риска и неопределенности. Отличия между этими состояниями заключаются в степени понимания лицами, принимающими решения, происходящих явлений, рыночных условий, внутренних возможностей фирмы.

        При реализации решений применяют методы планирования, организации и контроля выполнения решений: составление плана реализации решения предполагает: получение ответа на вопросы «что, кому и с кем, как, где и когда делать?». Основными методами, применяемыми при планировании управленческих решений, являются сетевое моделирование и разделение обязанностей. К методам организации выполнения решения относят методы составления информационной таблицы реализации решений и методы воздействия и мотивации. Методы контроля выполнения решений подразделяют на контроль над промежуточным и конечным результатами и контроль над сроками выполнения.

     Работая над темой, следует найти и изучить Интернет-ресурсы, посвященные методическому обеспечению работы специалистов, организации и планированию управленческой деятельности в рыночных условиях применительно к предметной области.

Для создания диаграммы выполнить:

В меню Файл выберите команду Создать, затем — команду Бизнес, а затем — команду Организационная диаграмма.

Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру корневого уровня для организации, например, Директор, на страницу.

Выделив фигуру, введите имя и должность для фигуры. Например, в организации может быть руководитель с именем Валерий Ушаков, занимающий пост президента компании.